Das Problem: Zu viel Aufwand, bevor überhaupt ein Auftrag da ist

Wer im SHK-Handwerk Heizungsanlagen anbietet, kennt den klassischen Ablauf: Ein Kunde fragt an. Die Informationen werden aufgenommen. Oft ist ein Vor-Ort-Termin nötig, um sich ein Bild zu machen. Dann folgt die Planung der Anlage, schließlich die Angebotserstellung – und erst dann liegt dem Kunden ein Preis vor.

Dieser Prozess ist aufwendig – und das auf beiden Seiten. Für den Betrieb bedeutet er einen erheblichen Zeitaufwand, bevor überhaupt feststeht, ob ein Auftrag daraus wird. Geht ein Kunde am Ende doch zu einem anderen Anbieter oder setzt das Projekt nicht um, war die gesamte Arbeit umsonst. Für den Kunden wiederum bedeutet der klassische Ablauf oft: warten. Manchmal deutlich zu lange, bis er überhaupt eine erste Zahl auf dem Tisch hat. Und wer zu lange wartet, fragt eben beim nächsten Betrieb an. Für Peters war klar: Das muss sich ändern.

Die Lösung: Die Heizungshausaufgaben

Das Team Peters hat einen neuen Prozess entwickelt, der den Ablauf grundlegend verändert – und zwar schon ganz am Anfang.

Das Herzstück ist ein standardisierter Fragebogen: die „Heizungshausaufgaben". Sobald ein Kunde eine neue Heizungsanlage anfragen möchte, bekommt er diesen Fragebogen zugeschickt – und muss ihn zuerst ausfüllen, bevor es weitergeht.

Was früher ein einfaches PDF war, ist heute ein interaktives digitales Formular – entwickelt mit dem Tool Zoho Forms, aber vollständig auf den Betrieb zugeschnitten: Hinter den Fragen sind direkt die eigenen Preise des Betriebs hinterlegt, sodass die Budgetermittlung nahezu automatisch erfolgt. Das Formular wird nach einer Anfrage als Link verschickt und ist zusätzlich auf der Homepage des Unternehmens abrufbar. Bewusst hat Peters dabei auf einen fertigen Konfigurator von der Stange verzichtet – er wollte keine weitere Insellösung und kein zusätzliches Abo, sondern eine eigene, flexibel anpassbare Anwendung. Eine, die mit dem Betrieb wächst – und die er künftig auch mit KI-Anwendungen weiterentwickeln kann.

Der Fragebogen erfasst alle wesentlichen Informationen: allgemeine Angaben zum Kunden, Daten zum Gebäude (Baujahr, Größe, Dämmzustand), Informationen zur bestehenden Heizungsanlage und weitere relevante Details. Auf Basis dieser Angaben kann der Betrieb anhand eines ebenfalls standardisierten Formulars eine erste Budgetermittlung vornehmen – ohne Vor-Ort-Termin, ohne stundenlange Planung.

Das Ergebnis ist keine verbindliche Zahl, sondern eine realistische Preisspanne – eine Budgetvorstellung, die dem Kunden in einem persönlichen Gespräch im Betrieb präsentiert wird.

Wichtig: Peters betont ausdrücklich, dass hier keine falschen Versprechen gemacht werden dürfen. Deshalb spricht er bewusst von einer *Budgetvorstellung* – nicht von einem Angebot. Der Unterschied ist nicht nur eine Frage der Erwartungshaltung beim Kunden, sondern hat auch eine rechtliche Dimension: Ein Angebot im kaufmännischen Sinne ist bindend. Eine Budgetvorstellung hingegen ist eine erste Orientierung – transparent kommuniziert, ohne vertragliche Verbindlichkeit.

Erst wenn der Kunde nach diesem Gespräch signalisiert, dass das genannte Budget für ihn grundsätzlich in Frage kommt, wird ein Vor-Ort-Termin vereinbart. Dann – und erst dann – wird ein individuelles, verbindliches Angebot erstellt. Und in den meisten Fällen, so Peters, kommt es danach auch zum Auftrag.

Das Ergebnis: Mehr als nur Zeitersparnis

Die Zahlen sprechen für sich: Wo früher meist vier bis sechs Stunden Aufwand nötig waren, bevor ein Kunde überhaupt eine erste Preisvorstellung bekam, sind es heute nur noch ein bis eineinhalb Stunden. Der Gesamtaufwand pro Auftrag bleibt dabei in etwa gleich – aber der Kunde wartet deutlich kürzer auf eine erste Orientierung. Und genau das ist der entscheidende Moment, an dem Interessenten früher oft abgesprungen sind.

Doch der Effekt geht über die reine Zeitersparnis hinaus. Kunden, die den Prozess durchlaufen, erleben einen strukturierten, professionellen Ablauf. Sie fühlen sich gut betreut und ernst genommen – nicht zuletzt, weil sie von Anfang an aktiv eingebunden werden. Das schafft Vertrauen, noch bevor ein einziger Handwerker die Haustür betreten hat.

Was andere Betriebe daraus mitnehmen können

Das Beispiel der Konrad Peters Nachf. GmbH zeigt, dass Prozessoptimierung im Handwerk kein Luxus für Großbetriebe ist. Es braucht keine riesige IT-Abteilung und kein millionenschweres Budget. Es braucht den Willen, genau hinzuschauen, und den Mut, Dinge anders zu machen als bisher.

Haben Sie ähnliche Herausforderungen in Ihrem Betrieb und möchten wissen, wie Sie Ihre Prozesse gezielt verbessern können? Sprechen Sie uns an – wir unterstützen Sie gerne bei der Suche nach dem richtigen Ansatz für Ihren Betrieb.